<p> 　　发邮件礼仪汇总 让优秀成为职场达人习惯</p> <p> 　　<strong>关于主题</strong></p> <p> 　　主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。</p> <p> 　　1.一定不要空白标题，这是失礼的。</p> <p> 　　2.标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用&hellip;才能显示完你的标题。</p> <p> 　　3&hellip;&hellip; 好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因为一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘。</p> <p> 　　4. 标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 &ldquo;王先生收&rdquo;。也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：&ldquo;嘿!&rdquo;或是&ldquo;收着!&rdquo;</p> <p> 　　5.一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理</p> <p> 　　6.可适当用使用大写字母或特殊字符(如&ldquo;* !&rdquo;等)来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用&ldquo;紧急&rdquo;之类的字眼。</p> <p> 　　7.回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE RE一大串。</p> <p> 　　8、重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的印象，一定要慎之又慎。</p> <p> 　　<strong>关于称呼与问候</strong></p> <p> 　　1. 恰当地称呼收件者，拿捏尺度</p> <p> 　　邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL.</p> <p> 　　如果对方有职务，应按职务尊称对方，如&ldquo;x经理&rdquo;;如果不清楚职务，则应按通常的&ldquo;x先生&rdquo;、&ldquo;x小姐&rdquo;称呼，但要把性别先搞清楚。</p> <p> 　　不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个&ldquo;Dear xxx&rdquo;，显得很熟络。</p> <p> 　　关于格式，称呼是行顶格写。</p> <p> 　　2. Email开头结尾好要有问候语</p> <p> 　　简单的开头写一个&ldquo;HI&rdquo;，中文的写个&ldquo;你好&rdquo;或者&ldquo;您好&rdquo;，开头问候语是称呼换行空两格写。</p> <p> 　　结尾常见的写个Best Regards，中文的写个&ldquo;祝您顺利&rdquo;之类的也就可以了，若是尊长应使用&ldquo;此致敬礼&rdquo;。注意，在非常正式的场合应使用信件标准格式，&ldquo;祝&rdquo;和&ldquo;此致&rdquo;为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而&ldquo;顺利&rdquo;和&ldquo;敬礼&rdquo;为再换行顶格写。</p> <p> 　　俗话说得好，&ldquo;礼多人不怪&rdquo;，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待</p> <p> 　　<strong>正文</strong></p> <p> 　　1. Email正文要简明扼要，行文通顺</p> <p> 　　若对方不认识你，件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名是通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事，别人不知道你是谁还得拉到末了看。但也不可过多，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。</p> <p> 　　Email正文应简明扼要的说清楚事情;如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。</p> <p> 　　正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。</p> <p> 　　2. 注意Email的论述语气</p> <p> 　　根据收件人与自己的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。</p> <p> 　　尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。</p> <p> 　　电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论谨慎而客观。 &ldquo;邮件门&rdquo;就是深刻的教训!</p> <p> 　　3. Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。</p> <p> 　　如果事情复杂，好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。</p> <p> 　　4. 一次邮件交待完整信息</p> <p> 　　好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么&ldquo;补充&rdquo;或者&ldquo;更正&rdquo;之类的邮件，这会让人很反感。</p> <p> 　　5. 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查</p> <p> 　　这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，好把拼写检查功能打开; 如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。</p> <p> 　　在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。</p> <p> 　　6. 合理提示重要信息</p> <p> 　　不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。</p> <p> 　　7. 合理利用图片，表格等形式来辅助阐述</p> <p> 　　对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。</p> <p> 　　8. 不要动不动使用 ：) 之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻</p> <p> 　　Business Email 不是你的情书，所以：)之类的好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合，比如现在-：)</p> <p> 　　<strong>附件</strong></p> <p> 　　1. 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件</p> <p> 　　2. 附件文件应按有意义的名字命名，好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理</p> <p> 　　3. 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时</p> <p> 　　4. 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件</p> <p> 　　5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用</p> <p> 　　6. 如果附件过大(不宜超过2MB)，应分割成几个小文件分别发送，</p> <p> 　　<strong>语言的选择和汉字编码</strong></p> <p> 　　1. 只在必要的时候才使用英文邮件</p> <p> 　　英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流;如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。</p> <p> 　　2. 尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件</p> <p> 　　如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他;如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。</p> <p> 　　3. 对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。你很难你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。</p> <p> 　　4. 选择便于阅度的字号和字体</p> <p> 　　中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明适合在线阅度的字号和字体。</p> <p> 　　不要用稀奇古怪的字体或斜体，好不用背景信纸，特别对公务邮件。</p> <p> 　　不要为突出内容而将字号设置过大，拉滚动条是很麻烦的事情;也不要过小，费神又伤眼睛。</p> <p> 　　<strong>结尾签名</strong></p> <p> 　　每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。</p> <p> 　　1. 签名信息不宜过多</p> <p> 　　电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。</p> <p> 　　引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。</p> <p> 　　2. 不要只用一个签名档</p> <p> 　　对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。</p> <p> 　　3. 签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。</p> <p> 　　<strong>回复技巧</strong></p> <p> 　　1. 及时回复Email</p> <p> 　　收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的，这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。</p> <p> 　　对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一时间处理，但一般不要超过24小时。</p> <p> 　　如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说&ldquo;收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云&rdquo;。不要让对方苦苦等待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。</p> <p> 　　如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。</p> <p> 　　2. 进行针对性回复</p> <p> 　　当回件答复问题的时候，好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。</p> <p> 　　3. 回复不得少于10个字</p> <p> 　　对方给你发来一大段邮件，你确只回复&ldquo;是的&rdquo;、&ldquo;对&rdquo;、&ldquo;谢谢&rdquo;、&ldquo;已知道&rdquo;等字眼，这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字，显示出你的尊重。</p> <p> 　　4. 不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼</p> <p> 　　如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是好的交流方式。</p> <p> 　　对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。</p> <p> 　　5.要区分Reply和Reply All(区分单独回复和回复全体)</p> <p> 　　如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了</p> <p> 　　如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该replay all，让大家都知道;不要让对方帮你完成这件事情</p> <p> 　　如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。</p> <p> 　　点击&ldquo;回复全部&rdquo;前，要三思而行!</p> <p> 　　6. 主动控制邮件的来往</p> <p> 　　为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：&ldquo;全部办妥&rdquo;、&ldquo;无需行动&rdquo;、&ldquo;仅供参考，无需回复&rdquo;。</p> <p> 　　<strong>正确使用发送，抄送，密送</strong></p> <p> 　　要区分To和CC还有BCC(区分收件人、抄送人、秘送人)</p> <p> 　　1. To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。</p> <p> 　　2. 而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回Email.</p> <p> 　　3. 而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合。</p> <p> 　　4.TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列;按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象!</p> <p> 　　5.只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源</p> <p> 　　6、转发邮件要突出信息</p> <p> 　　在你转发消息之前，确保所有收件人需要此消息。除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。</p> <p> 　　如果有需要 还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息。不要将RE了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑。</p> <p> 　　不发送垃圾邮件或者附加特殊链接。</p>